Что такое деловая переписка?
Деловая переписка — это обмен сообщениями, информацией между людьми в рабочей обстановке. Она проводится в письменной форме, обычно посредством электронной почты, писем, меморандумов, других средств коммуникации.
Деловая переписка на английском языке — business correspondence.
То есть используется для передачи задач, инструкций, договоренностей, другой деловой информации между сотрудниками, партнерами, клиентами компании.
Деловая переписка должна быть:
- ясной;
- точной;
- формальной;
- вежливой, чтобы обеспечивать эффективную коммуникацию, избегать недоразумений, конфликтов.
Что относится к деловой переписке?
К деловой переписке относятся следующие виды документов, сообщений:
- Бумажные, электронные письма официального характера, включая приглашения, запросы, предложения, заявки, договоры.
- Служебные записки, меморандумы, используемые для передачи информации, принятия решений внутри организации.
- Протоколы совещаний, встреч, переговоров, содержащие основные результаты, решения.
- Отчеты, включая финансовые, операционные, проектные отчеты, предоставляемые руководителям, коллегам, партнерам.
- Бизнес-планы, предложения, разрабатываемые для привлечения инвесторов, банковского финансирования.
- Корпоративные пресс-релизы, общественные заявления, предназначенные для информирования общественности, заинтересованных сторон.
- Служебные сообщения, уведомления, включая напоминания о важных сроках, изменениях в расписании, правилах, уведомления о рассмотрении жалоб.
- Деловая корреспонденция с партнерами, поставщиками, клиентами, другими внешними контактами.
Вся эта переписка подразумевает формальный или полуформальный стиль коммуникации, использование профессионального языка, соответствующего формата документов.
Правила деловой переписки по электронной почте
Как грамотно вести деловую переписку? 12 основных правил деловой переписки по электронной почте:
- Структурируйте деловое письмо.
Разделите его на вступление, основную часть, заключение. Обращайтесь к каждому аспекту в отдельных пунктах, чтобы легче было читать и понимать.
- Пишите кратко, по делу.
Формулируйте сообщения ясно, конкретно, избегайте длинных, запутанных предложений. Деловая переписка требует четкости изложения информации. Используйте простой, понятный получателю язык. Избегайте сложных терминов, аббревиатур, которые могут быть непонятны собеседнику, если даже работаете в одном сегменте.
- Помните про форматирование, оформление.
Выделите важные мысли. Если письмо большое, используйте списки с маркерами, нумерованные списки. Так лучше читать, письмо получится структурированным. Ключевые мысли можно выделить жирным шрифтом, курсивом.
- Сделайте письмо конкретным, информативным.
Напишите, о чем именно хотите поговорить, чего ждете от получателя. Предоставьте необходимые детали, данные, которые помогут ответить на ваше сообщение.
- Отвечайте оперативно.
Старайтесь отвечать на электронные письма как можно быстрее. Отсутствие ответа может создать негативное впечатление, вызвать задержку в деловых процессах.
- Используйте корректный язык, стиль.
Придерживайтесь профессионального, вежливого тона в сообщениях. Избегайте использования аргументов, которые могут быть восприняты как оскорбительные, неприличные.
- Внимательно проверяйте пунктуацию, орфографию.
Перед отправкой письма убедитесь, что оно не содержит ошибок. Неверное написание слов, неправильная пунктуация могут негативно сказаться на вашем профессиональном образе.
- Используйте информативную тему письма.
Коротко, точно опишите в теме цель вашего письма. Это поможет получателю быстро понять, о чем идет речь, будет полезно для последующего поиска сообщений.
- Избегайте использования CAPS LOCK, т.е. написания заглавными буквами.
Постоянное печатание заглавными буквами может быть воспринято как грубое обращение.
- Будьте осторожны с вложениями.
Не отправляйте большие файлы без предварительного уведомления, так как они могут замедлить работу электронной почты получателя. Если нужно отправить большой файл, рекомендуется использовать облачные сервисы, сжатие файлов перед отправкой.
- Уважайте конфиденциальность.
Не делитесь личной информацией, не открывайте сторонам, не имеющим необходимых полномочий, конфиденциальные данные, документы.
- Завершайте письмо профессионально.
Как правило, письмо заканчивается фразами «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», а затем указывается имя, контактные данные. Но это не обязательно по современному этикету делового письма.
Эти правила помогут поддерживать эффективную, уважительную деловую переписку по электронной почте.
Что такое этика деловой переписки?
Этика деловой переписки – это набор правил, норм, которые регулируют поведение при обмене сообщениями в бизнес-среде. Она определяет, как следует вести себя в процессе написания, отправки, получения и ответа на деловые сообщения.
Что недопустимо или нельзя писать в деловой переписке? Какие правила необходимо соблюдать?
В деловой переписке есть особенности, важно соблюдать культуру делового общения, этикет. При ведении деловой переписки не рекомендуется использовать:
- Оскорбления, неуважительные высказывания.
Это может нанести ущерб репутации, отношениям с коллегами, партнерами.
- Личные, конфиденциальные данные.
Следует избегать обсуждения личной информации, разглашения конфиденциальных данных в деловой переписке, так как это нарушает принципы конфиденциальности.
- Шутки, сарказм, юмор.
Лучше избегать свободного использования шуток, сарказма, так как они могут быть непонятными, неприемлемыми для получателей. Возможно, вы человек с чувством юмора, но уровни интеллекта собеседников разные.
- Неправдивая информация.
Нельзя предоставлять недостоверные сведения в деловой переписке, так как это может привести к недоверию, потере бизнес-партнеров.
- Сложный язык, грамматические ошибки.
Следует стремиться к четкому, профессиональному, грамматически правильному изложению мыслей, что поможет избежать недоразумений, проблем в понимании информации.
В основе этики деловой переписки лежит уважение, надежность общения.
Следование этим принципам поможет устанавливать конструктивные отношения, повышать эффективность коммуникации в рабочей среде.
Правила оформления делового письма
Как строится деловая переписка? Основные правила оформления делового письма:
- Заголовок.
В левом верхнем углу письма следует указать свои данные — ФИО, контактную информацию вместе с датой написания письма.
- Адресат.
Ниже заголовка указывается информация об адресате – ФИО, должность получателя, название организации. Также можно указать адрес, номер контактного телефона.
- Приветствие.
В начале письма рекомендуется использовать приветствие. Пример – «Уважаемый» или по имени, отчеству.
- Основная часть.
Содержание письма должно быть структурировано, понятно. В основной части письма указывается его цель, детали, вопросы, которые требуется решить. Надо использовать параграфы для разделения информации, четкие, лаконичные фразы.
- Заключение.
Необязательно завершать письмо с благодарностью, надеждой на сотрудничество, использовать фразы «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо за ваше внимание». Это старый формат. Лучше укажите выгоду, это эффективнее работает.
- Подпись.
В конце письма следует указать имя, контактные данные: номер телефона, электронную почту.
- Проверка.
Перед отправкой делового письма рекомендую проверить, нет ли ошибок, вся ли важная информация была включена.
- Приложения.
Если имеются приложения – документы, фотографии и т.д., об этом необходимо указать в конце, прикрепить их к письму.
Эти правила помогут обеспечить ясность, профессионализм в деловой переписке.
Обучение ведению деловой переписки — способ поддерживать эффективную коммуникацию, показать свою интеллигентность, грамотность, профессионализм по отношению к клиентам.
