Построение отдела продаж
под ключ

Построение отдела продаж с нуля – это поэтапная процедура создания системы сбыта для грамотной работы с потенциальными или существующими клиентами с целью увеличения продаж компании.

Основные этапы организации отдела продаж:

1. Подбор, адаптация, обучение.
2. Разработка идеальной мотивации.
3. Скрипты, инструкции, отчетности.
4. Автоматизация воронки продаж – CRM, IT-технологии.
5. Прописывание регламентов привлечения и ведения клиентов.

Есть два варианта построения системы продаж:

1. Создавать собственными силами с нуля.
2. Делегировать опытному специалисту на аутсорсинг под ключ.

У каждого варианта есть свои минусы и плюсы. Эксперт сэкономит время, нервы, но его услуги стоят дорого.

Главные цели каждой организации:

• освоить новые рынки;
• противостоять конкурентам;
• иметь стабильный рост, высокий финансовый показатель;
• увеличить прибыль предприятия.

Построение отдела продаж с нуля это:

• построение эффективной команды;
• внедрение технологий увеличения трафика;
• фиксация финансовых показателей;
• прописывание регламентов;
• автоматизация работы;
• подключение IT, телефонии;
• применение соврменных методик.

Отдел продаж – это кормилец любой организации. Чтобы не терять ключевых клиентов и прибыль, корпоративная машина продаж должна функционировать безукоризненно. Для этого каждый механизм находится в нужном месте, отточен и интегрирован в процессы.

Для этого поэтапно внедряем продающие инструменты:

• Аудит системы продаж
• Корпоративная стратегия продаж
• Дизайн строения подразделений
• Маркетинговые инструменты, УТП, UVP
• Разработка коммерческих предложений, презентаций
• Подбор персонала, обучение, ротация
• Должностные инструкции
• Построение системы мотивации, KPI
• Регулярное обучение персонала
• Скрипты и корпоративная книга продаж
• Внедрение отчетности, планирование и прогнозирование
• Автоматизация, телефония

Чтобы построить отдел продаж с нуля, нужно соблюдать правила бизнеса. Работа состоит из нескольких этапов. Давайте об этом поговорим подробно.

За какой срок можно построить новый отдел продаж с нуля?

Обычно формирование отдела продаж с нуля занимает от двух до четырех месяцев. За этот период можно подготовить основу, построить фундамент.

Это костяк будущего отдела по работе с клиентами. Настройка и оптимизация системы продаж – бесконечная процедура. РОПу следует систематически улучшать механизмы работы на всех этапах.

Если даже разные фирмы работают в одном сегменте, исходя из стратегии, операционной системы и спроса на продукцию, сроки построения отдела могут существенно отличаться. Поэтому не существуют одинаковой системы продаж. Они все уникальные, как отпечатки пальцев.

Консультант прописывает индивидуальный график ведения консалтингового проекта. Это позволит контролировать ход ее выполнения на каждом этапе.

Эксперт приступает к работе после утверждения графика заказчиком и формализации всех условий.

Вся процедура построения отдела продаж начинается с аудита системы продаж. Это как в медицине – чтобы вылечить, нужно проводить детальную диагностику. Или, чтобы отремонтировать автомобиль, необходимо провести техосмотр.

Диагностика системы продаж проводится регулярно. Анализируются слабые и сильные стороны. Устраняются недочеты, исправляются ошибки. Этим занимается непосредственный начальник, который отвечает за увеличение продаж.

Цель анализа системы продаж – стать лидером в своем сегменте, идти в ногу со временем, опередить конкурентов.

Рекомендую приглашать стороннего специалиста раз в году, чтобы провести диагностику.

Во-первых, он имеет практический опыт.

Во-вторых, со стороны хорошо видны недостатки.

В-третьих, отдавая отдел продаж на аутсорсинг, сэкономите время.

При построении отдела продаж, для автоматизации выбирается эффективная CRM-система.

CRM – упорядочивает взаимоотношения с клиентами, помогает регулировать, контролировать активность. В зависимости от сферы и величины организации, выбирается подходящая CRM-система. Не существует универсальной CRM.

Должностная инструкция – это документ, который регламентирует трудовую деятельность работника. В нем четко прописываются требования работодателя к сотруднику на занимаемой должности и то, какие поощрения он получит. Инструкция разрабатывается не на конкретного человека, а на должность.

Маркетинг-кит – любые презентационные материалы: сайт, landing page, презентация в PowerPoint или PDF, демонстрация видеоролика, книги. Задача – заинтересовать потенциальных покупателей, убедить их сотрудничать с вами.

Коммерческое предложение (КП) – акцент делается на выгоде и преимуществе для потенциального покупателя. Здесь понадобятся навыки копирайтинга, знание техники продаж и умение убеждать. Прописываются УТП – уникальное торговое предложение, UVP – уникальное ценностное предложение, UEP – уникальное эмоциональное предложение.

ABC-анализ – этот метод поможет понять, какие клиенты приносят больше прибыли компании или какие товары дают больше оборота. В основе лежит принцип Парето и построение отношений с партнерами.

Скрипты продаж – это специальный продуманный алгоритм ведения деловой беседы с покупателями. Для каждого направления внутри компании разрабатываются уникальные скрипты. Это не шаблонные ответы на возражения, а путь ведения потенциального клиента от первого звонка до нужного результата.

Корпоративная книга продаж (ККП) – это многостраничный уникальный документ, где отображены стандарты продаж организации. Каждый менеджер отдела b2b продаж, прочитав эту книгу, получит информацию о продукте, основных конкурентов, типе клиентов, специфике сбыта и корпоративной культуре. Это своеобразный свод внутренних правил и законов по работе с клиентами.

В микропредприятии, где численность работников не превышает десяти человек, можно управлять с помощью неформальных указаний. Чем крупнее организация, тем тщательнее нужно прописывать ее структуру.

Основные задачи:

• грамотное распределение труда;
• координация и синхронизация процедур;
• контроль выполнения поставленных задач.

Каждый работник должен знать, кому напрямую подчиняется, перед кем должен отчитываться. Изменение одного параметра может повлиять на общую структуру. Из-за одной ошибки внутри организации начнется хаос.

При построении структуры отдела продаж учитываются многие факторы:

• характер процессов;
• условия труда;
• среда, региональность;
• психология работников.

Любую организационную структуру можно представить как набор элементов. В ходе выстраивания структуры организации из всех возможных элементов выбираются самые эффективные, подходящие данной компании. Эти параметры закрепляются штатным расписанием и должностными инструкциями.

План продаж – это, пожалуй, главный документ для организации.

Когда собственник определился со стратегией, разрабатывается план построения отдела продаж. Дальше поэтапно прописываются и/или разрабатываются:

• миссия, цели предприятия;
• дизайн структуры фирмы;
• взаимодействия между подразделениями;
• скрипты продаж, шаблоны;
• коммерческие предложения, презентации;
• отчетности, планирование, прогнозирование;
• количественные, качественные показатели деятельностью — KPI;
• должностные инструкции;
• корпоративная книга продаж;
• база контрагентов в CRM;
• принципы обработки данных;
• маркетинговые действия.

Только после подготовки начинается подбор бойцов в команду.

Главная задача собственника на первом этапе – построение процесса работы с покупателями, создание условий персоналу для комфортного обслуживания, удобного рабочего места.

Маркетолог отвечает за увеличения заявок. Опытные сейлзы должны удержать входящие заявки.

Руководство постоянно должен инвестировать на маркетинг, подготовку специалистов и улучшение качества продукции.

По опыту могу сказать, что в 90 % случаев собственники бизнеса сами управляют продажами. Сами занимаются продвижением продукта на рынке, ищут поставщиков, ведут переговоры с покупателями.

Частые головные боли у заказчиков в основном возникают:

• при найме персонала;
• в ситуации, когда долго не могут найти нужного РОПа;
• при разработки стратегии продаж;
• при внедрении CRM системы.

В остальных случаях это молодые фирмы. Как они любят говорить – «стартап».

Когда необходимо приступить к построению отдела продаж с нуля?

Первый вариант. За два-три месяца до начала делового сезона. В России деловой сезон начинается в сентябре или в середине января.

Второй вариант. За несколько месяцев до старта сезонных продаж.

Почему рекомендую приступить к построению коммерческого департамента за несколько месяцев? Надо успеть набрать лучших «бойцов», обучить продукту, технике продаж, внедрить все необходимые инструменты.

Руководитель отдела продаж (РОП) – главное действующее лицо в ходе построения отдела продаж.

Только после утверждения его кандидатуры можно приступить к основным задачам.

Этому есть две причины.

Первая – команду он собирает под свое руководство.

Вторая – он отвечает за выполнение плана, и с него спрос.

В обязанности РОП входят:

• подбор, адаптация, развитие, мотивация;
• организация механизма работы;
• управление отделом продаж;
• анализ новых каналов сбыта;
• ведение переговоров с ключевыми партнерами;
• составление отчетности для собственников или высшего руководства;
• контроль хода сделки на всех этапах динамической воронки продаж.

Рекомендуется контролировать менеджеров по продажам через CRM каждые два часа, а не только когда показатели начали снижаться.

Что такое стратегия продаж? Прежде ответьте на следующие вопросы, чтобы понять стратегию развития:

• что конкретно предлагаем;
• кто у нас будет покупать;
• как будем осуществлять реализацию;
• за какой срок планируем;
• какую отдачу ожидаем.

При построении отдела продаж под ключ разрабатывается модель продаж с нуля для создания прибыльных клиентов.

В некоторых фирмах коммерческие департаменты не всегда функционируют на полную мощность.

Частая причина – при построении модели продаж отсутствует системный подход. Не хватает нескольких составляющих из конструкции. 

Почему организации часто срывают план продаж? Распространенные причины:

1. Отсутствие стратегии – что, кому, как, за какой срок реализуем.
2. Не внедрены современные технологии – CRM, ABC-анализ, планирование, прогнозирование.
3. Персонал не обучен. Нет активности. Плохо знают продукт, потребителей, конкурентов, сегмент.
4. Нет систематической отчетности, контроля над активностью. Отсутствует планирование.

Теория построения отдела продаж – это уникальная корпоративная b2b модель сбыта по правилам. 

Каждый механизм обязан находиться на месте, выполнять свою задачу. Один вышел из строя – другой механизм встает на его место. При правильном подходе коммерция заработает как часы.

Чтобы реализовать больше товаров или услуг, рекомендуется построить систему обучения и тщательно готовить продавцов.

Они обязаны освоить:

• продукты компании;
• рынок, сегмент, конкурентов;
• основы управления продажами;
• навыки переговоров.

Обучение – не кино, чтобы сходить периодически. Это систематическое совершенствование навыков персонала. Часто возникают сопротивления со стороны подчиненных.

Задача директора – научить подчиненных учиться, показать их выгоду, создание атмосферы, формулировать и донести идею.

Подготовка персонала – задача профессионального бизнес-тренера. Тренер, как врач, анализирует, выявляет ошибки, потом лечит проблемные места.

Частая ошибка – ТОП-менеджеры департаментов сами решаются тренировать. Управляющему следует управлять только операционкой.

Успешный РОП может стать наставником, передавать накопленный опыт в продажах подчиненным, исправлять ошибки. Эффективный формат – это коучинг. 

Больше чем он, никто не знает о продукте, сегменте, процедурах, клиентах и конкурентах.

Форматы обучения продажам – вебинар, семинар, мастер-класс, конференция, дистанционное обучение. Самым распространенным методом отработки навыков – тренинги для отдела продаж. Здесь профессиональные сейлзы оттачивают навыки, чтобы немедля применить.

Лидеры мотивируют, создают условия. После занятий контролировать применение полученных навыков.

Продажи — основное звено любой компании. Прибыль предприятия зависит от того, насколько правильно разработана штатная структура организации.

Исходя из операционки, рекомендуется организовать в отделе продаж конвейерный метод управления клиентами:

• разведчик – делает холодные звонки, выявляет потребности новых покупателей;
• охотник – ведет переговоры, заключает контракты, закрывает сделку;
• фермер – ведет постоянных партнеров.

По классической схеме один сейлз занимается поиском, заключает контракты, формирует клиентскую базу. После заключения сделки удерживает прибыльных покупателей, ведет их для повышения лояльности.

Построение отдела продаж под ключ – это найм, адаптация, обучение, рабочие методики и контроль над ситуацией.

За менеджерами по работе с ключевыми клиентами закрепляется пул контрагентов. Базу рекомендуется разделить по регионам, товарным категориям – ABC-анализ.

Если отдел продаж как составная часть фирмы будет функционировать с перебоями, нарушится система продаж.

Лидер должен построить все шаги сделки – от первого контакта до заключения контракта. Своевременно исправляет ошибки, прогнозирует объем продаж. Такой подход делает предпринимательство предсказуемым.

Чтобы эффективно стимулировать менеджеров по продажам, нужно построить прозрачную и справедливую систему мотивации. Тогда исчезнет сопротивление со стороны сотрудников.

С закупщиками работают разные категории сейлзов, система мотивации разрабатывается для каждой из них отдельно. Для разных категорий сейлзов разрабатывается своя последовательность материальной мотивации.

У менеджера по работе с ключевыми клиентами (Key Account Manager – KAM) мотивация кардинально отличается от вознаграждения менеджера по холодным звонкам. Разные категории манагеров прилагают разные усилия, тратят время. Опыт, навыки отличаются.

В предприятиях работники получают оклад, собственники – дивиденды. Сейлзам полагаются оклад плюс бонусы. По правилам, бонусы выглядят нарастающими – «переменная часть».

Чем больше они продают, тем больше зарабатывают. Поэтому только менеджеры по продажам получают заработную плату.

Нематериальное стимулирование предложите каждому менеджеру по работе с клиентами по потребностям – точечная мотивация.

Правильно построенный коммерческий департамент продаж – успех любой фирмы. Когда неправильно организован – упускается прибыль. Выгода — главная цель любой организации.

В деловом мире конкуренция усиливается каждым днем. Кризис, пандемия вносят свою лепту. Чтобы обогнать конкурентов:

• правильно организуйте взаимодействие с партнерами;
• пропишите инструкции для подчиненных;
• настройте продвинутые технологии;
• создайте условия труда.

Есть термин «развитие существующего отдела продаж». Если структура неправильно построен, рекомендуется заниматься реорганизацией.    

Кто-то сам хочет заниматься построением одела продаж своими руками, чтобы сэкономить на внешнем консультанте. В жизни один человек сам чинит автомобиль, другой ищет мастера. Каждый должен выполнять работу профессионально.

Владелец самостоятельно может заниматься созданием отдела продаж с нуля.

Необходимые навыки:

• личный опыт запуска и ведения проектов;
• интеграция телефонии, виджетов с CRM;
• правильный подбор членов команды;
• умение развивать нужных кадров;
• алгоритм переговоров, закрытие сделки;
• умеет разрабатывать систему мотивации.

Минус самостоятельного построения отдела продаж – потеря времени и денежных средств. Когда отсутствует опыт, предпочтительнее отдать эту функцию на аутсорсинг. Теория и практика часто отличаются. 

Чтобы увеличить продажи, обеспечьте условия покупателям для покупки, а подчиненным для реализации продукта.

Автоматизация процессов при построении отдела продаж позволяет оптимизировать рутинные задачи: оформление заказов, оплата счетов, отгрузки, акты, складской учет – то есть отчетность, которая отнимает много времени.

Преимущества автоматизации:

• снижение временных затрат специалистов;
• повышение скорости обработки лидов;
• улучшение коммуникации между коллегами;
• исключение потери заявок;
• повышение уровня лояльности потребителей;
• ускорение процедуру сделок.

Популярная информационная технология, позволяющая автоматизировать процессы – CRM-система.

Построение отдела оптовых b2b продаж – интегрируйте в CRM нужные приложения для общения с лидами в реальном времени, настройте IP-телефонию, создайте карту рабочего времени, добавьте шаблоны писем, коммерческих предложений.

Итог: сейлзы смогут существенно увеличить количество сделок.

Чтобы разработать качественную структуру, набрать новоиспеченных сейлзов, подготовить их, наладить механизм продаж, построить работающую систему – нужно определённое время. Покупатели платят деньги за экспертность и решение.

Для выстраивания системы продаж нужны знания, бюджет, базовый организационный навык. Он состоит из набора механизмов, имеющих строгую последовательность. Рекомендуется пройти их все и настроить грамотно.

Если пропустить один механизм, не построится конструкция, которая способна воспроизводить себя сама, стать одним целым.

Бизнес-консультант профессионал, имеющий личный управленческий опыт. Исполнитель взаимодействует с другими фирмами-заказчиками, изучает деловую литературу.

Он много раз создавал подобные консалтинговые услуги, у него рука набита. Каковы преимущества консультанта?

После реализации программы заказчик получит:

1. Укомплектованного, готового, продающего отдела.
2. Профессионально обученных продавцов.
3. Результативного, успешного РОП.
4. Готовые к использованию методик.
5. Создание каналов продаж.
6. Полный маркетинговый отчет для бенчмаркинга. 

Правильная настройка – это когда каждая деталь строго на своем месте, механизм будет функционировать точно, как швейцарские часы.

Чтобы заказать консалтинговую услугу «Построение отдела продаж под ключ в организации» в Москве и других городах Росии, отправьте запрос или напишите нам на почту.