Правила проведения совещаний

Правила проведения совещаний

Правила проведения совещаний

  • Эффективное рабочее совещание для сотрудников.
  • Организация совещаний для руководителей.
  • Подготовка темы и повестки дня.
  • Контроль времени и регламента.
  • Основные правила протокола совещания.

Совещания проводят и в бизнесе, и в политике. Если делать это по этим правилам для руководителей, можно получить максимум пользы при минимальных затратах времени. Прежде чем проводить собрание, подумайте, насколько важно это мероприятие и можно ли обойтись без него.

Как эффективно проводить совещание

1. Основные причины проведения собрания:

  • собрать и/или передать информацию;
  • выполнить мозговой штурм или получить совет;
  • решить поставленную задачу;
  • провести переговоры с коллегами;
  • провести консультацию с экспертами.

Проводят как официальные, так и неофициальные собрания, на любом из них затрагиваются личные интересы людей и их скрытые потребности. Степень воздействия председателя на процесс заседания зависит от типа встречи. В роли председателя может выступить тот человек, который готовит, ведет собрание и отвечает за результат. То есть не обязательно им должен быть руководитель. Самое главное, чтобы у ведущего был авторитет и чтобы к нему прислушивались.

2. Роль председателя на совещании:

1. Открывает собрание и объявляет повестку.
2. Контролирует ход обсуждения.
3. Не дает присутствующим отклоняться от плана.
4. Руководит дискуссиями.
5. Озвучивает решения собрания.
6. Закрывает собрание.

3. Как подготовиться к совещанию:

1. Продумать повестку дня, чтобы определить все темы, которые вы собираетесь обсудить.
2. Разделить информационные вопросы и темы для обсуждения.
3. Если возможно, указать точное время, которое отводится на каждую тему или вопрос.
4. Определить, кто должен присутствовать.
5. Продумать размещение сотрудников.
6. Определить, какого результата вы ожидаете от встречи.

4. О повестке дня

Все участники должны понимать цели встречи и соответствующим образом подготовиться к ней.

Чтобы эффективно проводить совещание, будущих участников нужно заблаговременно оповестить о повестке дня. Если они заранее ознакомятся с темой обсуждения, у них будет возможность поискать нужную информацию, подумать и подготовиться. Таким образом, вы можете сэкономить драгоценное время при проведении встречи, иначе вам не избежать его траты на пустые разговоры.

Если не разработана повестка, основное обсуждение и принятие решения, ради чего собрались, уходят на второй план, могут начаться споры между участниками о том, какие темы обсуждать.

Регулярные рабочие совещания должны длиться не больше одного часа. Если это совещание отделов или на высшем уровне, то не более двух часов.

5. Основные цели повестки дня:

1. Донести информацию.
2. Инициировать обсуждение.
3. Принять решение.

Пример пунктов повестки дня для участия в выставке:

  • кто будет участвовать;
  • руководитель группы;
  • бюджет (аренда, реклама, представительские расходы);
  • время для подготовки;
  • каких результатов ожидаем.

6. Управление временем на совещании

Как правильно управлять временем, чтобы быстро обсудить нужную информацию и решить задачу? Вот несколько рекомендаций:

1. Подумайте, кто должен участвовать. На собрании должны быть только те сотрудники, которые влияют или принимают решения. Совсем не обязательно приглашать на каждое совещание всех сотрудников: вы и у себя, и у других отнимете драгоценное время.

2. Продолжительность совещания возрастает прямо пропорционально квадрату числа присутствующих на нем людей. Поэтому какие-то вопросы лучше обсудить в более узком кругу.

3. Идеальное число участников совещания – от четырех до семи, но не более десяти. Если людей больше, сложно управлять процессом.

4. Если обсуждение затянулось, несрочные вопросы переносите на другую встречу.

5. На одном заседании лучше обсудить один вопрос. Можно проводить несколько собраний.

6. Если какие-то темы являются просто информационными, не нужно тратить время на их обсуждение.

7. Вовремя начинайте заседание. Не ждите никого. Если кто-то опоздал, это его вина.

8. В повестке дня в первую очередь необходимо обсудить срочные и важные вопросы.

9. Во время обсуждения не допускайте никаких отступлений. Обсуждается только одна тема.

10. В повестке дня пропишите этапы обсуждения группы вопросов. Бывает, что, не решив один вопрос, нельзя перескакивать на другой. Нужна четкая структура.

11. Соблюдайте жесткий регламент. Заранее проинформируйте участников, сколько времени уделяется обсуждению одного конкретного вопроса.

12. Среди участников всегда найдется человек, который любит порассуждать, рассказывает анекдоты. Председатель должен строго пресекать такие разговоры. Юмор, конечно, нужен и важен, просто не позволяйте отклоняться от темы.

13. Председатель не должен тратить на вступительное слово более одной-двух минут. Если он говорит кратко и по делу, остальные поймут и начнут копировать его стиль.

14. Если скажете, например: «На этот вопрос по регламенту отведено 12 минут», участникам будет легче придерживаться тайминга.

15. Если чувствуете, что чей-то монолог затягивается, поторапливайте говорящего. Для этого смотрите в глаза, кивайте в нужном месте и управляйте жестами.

16. Можно назначить время для совещания до обеденного перерыва. Тогда участники точно не будут тратить время на бесполезные обсуждения.

7. Психология участников

В начале заседания люди активнее, не уставшие и лучше соображают. Поэтому сначала обсуждайте вопросы, которые требуют креативности.

При решении одних вопросов мнения людей совпадают. При обсуждении других участники могут оказаться по разные стороны барьера. Поэтому желательно сначала обсудить те вопросы, которые сплачивают коллектив.

Как правило, у людей внимание рассеивается через 15 минут, максимум через полчаса. Именно в это время обсуждайте те сложные или чувствительные вопросы, которые могут взбодрить участников.

1. Эмоциональный интеллект:

  • Уважайте эмоции других.
  • Помните о скрытых мотивах.
  • Демонстрируйте внимание как словами, так и жестами.
  • Направляйте поведение участников.

2. Разрешение конфликтных ситуаций:

  • Выражайте согласие по поводу уже решенных вопросов. Проясняйте те, по которым обнаруживается расхождение во мнениях.
  • Объясняйте, что собираетесь предпринять в отношении неясных вопросов.
  • Стремитесь к компромиссному решению.
  • Будьте уверенным в себе.
  • Будьте позитивно настроенным.

3. Решение проблем:

  • Получайте информацию.
  • Делитесь информацией.
  • Поддерживайте участников.
  • Стремитесь к получению конкретных результатов.

Управление совещаниями – это управление группами людей. Одним выступать перед людьми гораздо проще, чем другим. Кто-то приходит на заседание, желая получить ответы на собственные вопросы, которые зачастую не имеют ничего общего с заявленной повесткой дня.

Типы участников совещаний:

  • молчуны, они молча любят слушать в уголочке;
  • недружелюбно и негативно настроенные;
  • те, кто не может вовремя замолчать;
  • те, кто постоянно высказывает предложения;
  • участники, которые любят спорить;
  • те, кто без конца меняет свое мнение;
  • желающие обсудить все в деталях;
  • всезнайки, при этом не вникающие в суть задач;
  • «спящие» коллеги, им все не интересно.

Основная задача председателя – эффективно управлять этим разнообразием участников, чтобы каждый из них высказался и активно включился в обсуждение.

8. Основные стадии совещаний:

1. Формирование – председатель устанавливает контакт с участниками.

2. Дискуссии – ставятся личные вопросы и проявляются личные мотивы.

3. Нормирование – определяются темы и процедура проведения собрания.

4. Работа на результат – группа достигает стадии зрелости, чтобы заняться стоящими перед ней проблемами и прийти к решению.

Стадии развития группы и необходимое для каждой стадии время зависят от типа собрания‚ эффективности действий председателя и поставленных задач.

Чтобы эффективно управлять совещанием, необходимо отличать его содержание от процесса. Содержание – это тема обсуждения или основные вопросы повестки дня, а процесс – это способ обсуждения.

Председатель должен не только хорошо ориентироваться в содержании (сущность обсуждаемых проблем), но и знать тонкости процесса ведения совещаний.

9. Эффективное управление совещанием

1. Управление совещанием означает умение:

  • задавать вопросы;
  • управлять поведением рабочей группы;
  • слушать каждого члена группы;
  • лично участвовать в обсуждении;
  • наблюдать за процессом;
  • создавать атмосферу открытого общения;
  • предотвращать конфликты;
  • принимать решения и добиваться поставленных целей.

2. Причиной неэффективности совещания могут стать неясно определенные цели, неверное поведение председателя, недостаток контроля и плохая подготовка.

3. При проведении совещаний постарайтесь:

  • не тратить время попусту;
  • не топтаться на одном месте;
  • не уклоняться от участия;
  • не отказываться от своих взглядов;
  • не прерывать совещание;
  • не подавлять участников;
  • не поддаваться на уловки и отвлекающие маневры собеседников.

4. Совещание – это затраты рабочего времени, сил и средств. Необходимо оценивать каждое совещание после его окончания, чтобы понять, оправданны ли такие инвестиции.

5. Необходимо определить, контролируется ли исполнение решений, принятых на совещании. Кто и к какому сроку это должен сделать?

10. Протокол совещания

Протокол должен вести секретарь. В этом документе, как правило, отмечаются:

  • время начала мероприятия;
  • место проведения;
  • Ф. И. О. председателя;
  • Ф. И. О. участников;
  • имена тех, кто опоздал или ушел раньше;
  • какие вопросы обсуждались;
  • кто участвовал в обсуждении, кто какие идеи предлагал;
  • какое решение принято;
  • время завершения заседания;
  • записи о следующем собрании.

Мурат Тургунов.

Поделитесь с друзьями