Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – это процесс планирования, организации и контроля своего времени с целью достижения максимальной продуктивности и эффективности. В рамках управления временем люди учатся распределять время на задачи, устанавливать приоритеты, избегать прокрастинации и использовать свои ресурсы оптимально.
В основе тайм-менеджмента лежат следующие принципы:
- Задачи, цели. Определение конкретных задач и целей помогает сосредоточиться на важных и приоритетных делах.
- Планирование. Создание расписания или плана действий на день, неделю или месяц позволяет эффективно использовать доступное время.
- Приоритезация. Определение наиболее важных задач позволяет сосредоточиться на них и предотвращает рассеивание внимания на незначительные дела.
- Делегирование. Передача некоторых задач другим людям позволяет сконцентрироваться на ключевых задачах.
- Устранение прокрастинации. Борьба с откладыванием дел позволяет избегать стресса и способствует большей продуктивности.
- Управление прерываниями. Разработка стратегий для обработки и минимизации различных прерываний, которые могут отвлекать от выполнения задач.
Разработка навыков на тренинге тайм-менеджмента помогает людям эффективно использовать время, снижать уровень стресса и достигать поставленных целей.
Что такое управление временем?
Тайм-менеджмент обычно рассматривают, когда речь заходит о работе, особенно об управленческой работе. Как говорится, мы тратим большую часть жизни, «делая вещи правильно, вместо того чтобы делать правильные вещи».
Очень важно управлять временем не только на работе, тогда вам удастся найти время для личной жизни.
То, как мы расходуем время, во многом зависит от многих факторов. Например, где и кем работаем, от руководства, от наших личных качеств, нашего возраста, окружения и культуры.
Технологии тайм-менеджмента, весьма просты. Однако для их реализации требуется изрядная доля решительности и самодисциплины.
Взгляды на время будут влиять на образ мыслей и на поведение. Не забывайте, что время единица измерения жизни. Управляя им, вы управляете своей жизнью. Это не отвлеченная философия, а чистый прагматизм.
Организация времени
Ежедневно каждому из нас приходится множество раз принимать решения, и делать определенный выбор. Мы связаны с массой людей на работе и дома, и все они претендуют на наше время.
Мы должны выделить время на общение с коллегами, начальством, партнерами по бизнесу, близкими нам людьми, детьми, с мужьями или женами, с друзьями и др. Каждый наш выбор, каждое наше решение сопряжены с тем, что называется «скрытыми издержками», или «ценой выбора».
Цена выбора – это прежде всего нереализованные возможности, которыми люди готовы пожертвовать. Если вы, например, отдаете больше времени работе, значит, у вас меньше его остается на отдых.
А если преимущественно занимаетесь не самыми важными видами деятельности, значит, на важную работу у вас времени не будет.
Одним людям нравится организовывать свое время, другие же наслаждаются свободой и не любят связывать себя необходимостью планирования. В самом деле, нет никакой надобности управлять временем, если у вас не возникает никаких проблем или у нет целей в жизни.
Если же страстно хотите достичь каких-то целей в личной или профессиональной жизни, очень важно рассматривать время как сложный составной ресурс.
Тайм-менеджмент простыми словами: суть методики заключается в том, чтобы от точки «А» до точки «В» добраться кратчайшим путем.
Главные цели тайм-менеджмента
Выберите три самые главные личные цели и три – в карьере. Составьте план их достижения. При планировании ответьте на следующие вопросы:
- Чего вы хотите достичь?
- Почему вы этого хотите?
- Когда вы хотите этого достичь?
- Как вы собираетесь достичь этого?
Может, никогда и не задумывались о том, чего хотите добиться в жизни. Или планировали свой карьерный рост, по не жизнь в целом. Однако никогда не поздно начать. Сделайте это сейчас и воспользуйтесь преимуществами планирования.
15 советов по тайм-менеджменту
Следующие советы по управлению временем помогут добиться хороших результатов за короткий срок:
- Не надо надеяться на память. Лучше записывать свои цели и задачи.
- Умейте выделять приоритеты, составьте список, начиная с главного. Это позволит сосредоточиться на основном, а второстепенное оставить на потом.
- Заведите правило составлять в конце недели план на следующую. Это поможет вам стать более организованным и значительно повысит вашу продуктивность.
- Носите с собой ручку и блокнот или диктофон (во всех смартфонах есть эта функция), чтобы записывать ваши интересные мысли или идеи.
- Научитесь говорить: «Нет», если требования и цели другого человека не совпадают с вашими. Излишняя податливость приведет к тому, что вы будете терять много времени на то, чтобы своих целей достигали другие, но не вы.
- Чтобы не совершать необдуманных действий или поспешных выводов, научитесь немного размышлять перед тем, как что-то сделать.
- Обязательно находите время для самосовершенствования.
- Все ваши действия должны быть осознанными и продвигающими вас к цели. Вы должны точно знать, на что уходит время.
- Найдите для себя наиболее эффективные приемы распределения времени и пользуйтесь ими постоянно.
- Подумайте, есть ли у вас вредные привычки, на которые тратится драгоценное время. Напишите их список и начните избавляться от них по очереди. Самым лучшим вариантом будет их замена на привычки полезные.
- Не надо загружать себя чужой работой, для того чтобы вас оценили по достоинству. Вы просто потеряете время. Лучше используйте его для продвижения к собственной цели.
- Полезно завести журнал и регулярно записывать в него ваши успехи и неудачи. Это позволить вам анализировать свои действия и определить, что вы поступательно движетесь в верном направлении.
- Не старайтесь быть перфекционистом. Стремление к совершенству похвально, но не всегда и не во всем его можно достичь. Поэтому не изматывайте себя вечными поисками наилучшего варианта.
- Не надо нагружать себя множеством задач. Вы можете не успеть их сделать и начнете винить себя за медлительность и неорганизованность. Выполняйте неотложные дела. Если они требуют много времени, не бойтесь оставлять второстепенные задачи на потом.
- Помните, что по-настоящему эффективное использование времени – это успешное решение приоритетной задачи. Не обманывайтесь ложной эффективностью, отдавая предпочтение не срочным делам.
Технологии управления временем на работе
С чего начать?
Если вы уже определили, чего и когда хотите достичь, теперь вам предстоит решить, как это сделать. На этой стадии следует разработать тактический план и выделить действия, которые необходимо предпринять для достижения ваших целей.
Совершенствуем навыки управления рабочим временем
- Составьте список всех ваших действий от момента, когда вы приходите в офис, до момента, когда отправляетесь домой.
- Разбейте его элементы по группам: основные задачи, рутинные задачи, обязательства, перерывы. Это позволит вам проанализировать, сколько времени вы тратите на перерывы, на выполнение поставленных задач и на рутинные операции.
- Определите приоритеты всех ваших действий, учитывая их важность и срочность. Постарайтесь стать эффективным, а не занятым работником.
Вместо того чтобы работать много, надо работать с умом.
Срочные дела: задачи, которые надо выполнить немедленно
Эти дела не всегда относятся к тем, которые вы считаете своими целями, но выполнить их необходимо. Откладывая срочные дела, вы создаете кризисную ситуацию. Важные дела: к ним относятся те задачи, которые способствуют достижению ваших целей.
4. Посмотрите на схему. Наиболее приоритетными являются те задачи, которые попадают в квадрант «А», затем – в «В» и в последнюю очередь – в «С».
5. Уделите задачам из квадрантов «А» и «В» то время, когда вы находитесь на пике активности.
6. Проанализируйте перерывы в работе. Являются ли они неотъемлемой частью вашей работы? Можете ли вы их минимизировать?
7. Ежедневно составляйте список задач, которые необходимо выполнить. А также задач, которые вы хотите выполнить.
8. Всегда оставляйте немного свободного времени про запас.
9. Группируйте задачи по видам деятельности, например выделяйте время на переписку, на телефонные звонки и т.п. Группирование аналогичных задач позволит вам экономить время.
10. Группируйте дела и задачи, которые дают максимальный результат.
11. Словоохотливых клиентов посещайте сами, чтобы иметь возможность покинуть их, когда вам будет удобно.
Как бы вы ни были заняты, всегда оставляйте время на планирование. О тайм-менеджменте слышали все, однако требуется знание технологий и методов для того, чтобы систематически использовать управление временем на практике.
В современном мире появились множество приложений и программ для учета рабочего времени. Например, TMetric – с помощью этого приложения можете вести учет времени как индивидуально, так и команды. А также для оптимизации времени – TimeTune, планнеры, счетчики и другие полезные приложения для планирования времени.
Контроль и планирование времени>
Ежедневное планирование подобно выработке привычки. Привычки это действия, которые повторяются так часто, что становятся автоматическими.
Предлагаем следующую методику изменения старых, выработки новых привычек:
Шаг 1. Следуйте новой привычке решительно и энергично, насколько это возможно.
Шаг 2. Используйте любую возможность действовать в соответствии с новой привычкой.
Шаг 3. Не допускайте никаких исключений, пока новая привычка прочно не укоренится в вашем поведении.
Приоритеты в тайм-менеджменте
Определите, какие мероприятия помогут вам достичь запланированных целей. Другими словами, напротив каждой цели укажите перечень задач, выполнение которых приведет к достижению поставленной цели.
Удостоверьтесь, что эти задачи реалистичны и достижимы, и составьте график их выполнения.
Примеры: ___________
Моя цель: ______________
Задачи, ведущие к ее достижению: ____________
Успехов вам в бизнесе и жизни!
