Что такое адаптация персонала?
Адаптация персонала – это процесс, во время которого новые сотрудники, недавно начавшие свою карьеру в компании:
- узнают о правилах и процедурах;
- осваивают свои рабочие обязанности;
- изучают продукт, бизнес-процессы;
- знакомятся корпоративной культурой;
- становятся частью команды.
Это помогает им быстро влиться в коллектив и достичь поставленных рабочих целей за короткий срок.
Задачи адаптации новых сотрудников включают:
- Содействие быстрой и эффективной интеграции новых членов в команду, предприятие.
- Обеспечение знакомства новичков с правилами и процедурами организации.
- Поддержка психологической адаптации новых работников и снижение стресса при переходе на новую работу.
- Обеспечение соответствия компетенций новых сотрудников требованиям должности и задачам организации.
- Укрепление взаимодействия и коммуникации между новыми сотрудниками, коллегами и руководством.
Адаптация персонала в организации важна для:
- повышения производительности сотрудников;
- улучшения их удовлетворенности работой;
- снижения текучести кадров;
- обеспечения эффективной работы команды.
Зачем нужна адаптация персонала в организации?
В эпоху стремительных изменений, когда человеческий капитал становится одним из самых ценных ресурсов компании, вопрос адаптации персонала приобретает особое значение. Многие руководители задаются вопросом: как эффективно ввести новых сотрудников в коллектив и в задачи организации?
Пребординг и онбординг — это не просто термины, а настоящая философия, которая позволяет заложить прочный фундамент для будущих успехов. Недостаточная адаптация новых сотрудников может привести к неудачным проектам и потере ресурсов. Поэтому, осознавая важность грамотной адаптации, следует обратить особое внимание на этот аспект управления персоналом. Именно от него во многом зависит, насколько эффективно команда будет работать в дальнейшем.
Только представьте, сколько недоразумений и проблем можно избежать, если с самого начала нового пути обеспечить сотрудников необходимой поддержкой, знаниями и четкими ожиданиями!
Что такое онбординг?
В каждой организации нужна корпоративная программа адаптации персонала. Другое название — «онбординг» (англ. onboarding – «введение, вхождение»).
Онбординг персонала — это сложный процесс, который начинается с момента, когда новый сотрудник принимает предложение о работе, и заканчивается, когда он уверенно входит в свои обязанности.
В отличие от простого введения в работу, онбординг охватывает не только практические аспекты, такие как обучение и поддержка, но и социальную интеграцию, что может значительно повлиять на производительность и моральный дух команды.
Онбординг — это мост, который соединяет ожидания компании и реальные действия нового сотрудника, создавая или разрушая атмосферу и смысл работы в коллективе.
Этапы онбординга:
Процесс онбординга можно разделить на несколько ключевых этапов:
- Пребординг — это подготовительный этап, который начинается с момента, когда кандидат согласился на работу. Он включает в себя обмен документами, предоставление информации о компании и подготовку рабочего места. Это позволяет новому сотруднику избежать стресса в первый рабочий день.
- Ознакомление с корпоративной культурой — на этом этапе сотрудники знакомятся с миссией, ценностями и особенно важными нормами общения внутри компании. Этот этап особенно важен для формирования чувства принадлежности к команде.
- Обучение — на этом этапе новые сотрудники знакомятся с конкретными процессами и технологиями, которые они будут использовать. Это может включать в себя как теоретические занятия, так и практические тренировки, позволяющие им быстрее адаптироваться к рабочей среде.
- Коучинг и обратная связь — на протяжении всего процесса адаптации важно предоставлять новому сотруднику наставника или коуча, который поможет ему адаптироваться и отвечать на возникающие вопросы. Обратная связь играет ключевую роль, позволяя новому члену команды почувствовать поддержку и уверенность в своих силах.
В чем разница между онбордингом и пребордингом?
Пребординг и онбординг — это два отличающихся процесса, которые, хотя и связаны между собой, имеют свои уникальные характеристики и временные рамки.
Пребординг — это подготовительный этап, на котором будущему сотруднику предоставляются все необходимые материалы. Он позволяет ему заранее ознакомиться с культурой организации, ее политиками и с членами команды, с которыми ему предстоит работать.
На этом этапе новый работник может получить документы, необходимые для заполнения, а также важную информацию о своей роли и обязанностях.
Онбординг, напротив, начинается в первый рабочий день и включает в себя не только обучение, но и интеграцию новичка в коллектив.
Этапы адаптации персонала
Каждого новичка – от секретаря до ТОП-менеджера надо адаптировать на рабочем месте. Даже если человек имел аналогичную должность, он изучает тонкости работы в компании.
Представьте: приехали в незнакомый город или страну. Вечный вопрос: что смотреть и куда сходить? Нужен местный гид, чтобы рассказал, показал.
С новыми сотрудниками происходит то же – они попадают в незнакомую среду. Чтобы устранить страх работника перед неопределенностью, руководитель должен понимать психологию адаптации персонала:
- Обеспечить новичкам хороший прием с первых дней.
- Показать офис, склады.
- Рассказать об организации, продукте, клиентах, бизнес-процессах.
- Не оставлять человека наедине с задачами.
- Морально поддержать.
Компания много времени и ресурсов потратила, чтобы пригласить кандидата на должность. Но на этапе адаптации некоторые уходят со словами: «Простите, это не мое».
Как такой ситуации избежать? Не давайте заскучать новому сотруднику: на следующий день он может не выйти на работу.
Вначале у кандидата были мотивация и интерес. Их надо поддержать. Если адаптация прошла неудачно, организация потеряет работника.
Не применяйте метод «выкидывания из лодки»: выплывешь — останешься, утонешь — уволят. Это неэффективный менеджмент.
Цели корпоративной адаптационной программы:
- Снижение стоимости подбора персонала.
- Экономия времени, в первую очередь руководителей.
- Снижение текучести кадров.
- Повышение лояльности персонала, производительности.
- Улучшение климата внутри организации.
Как правильно адаптировать персонал?
В ходе адаптации, кандидаты получают ответы на следующие вопросы:
- Чем фирма занимается?
- Каковы конкурентные преимущества?
- Какова специфика бизнес-процессов?
Задача программы адаптации – ускорить вливание нового человека в коллектив, повысить производительность труда.
Не путать адаптацию с обучением. Обучающие мероприятия – часть адаптационной программы.
- Заранее подготовьте рабочее место: компьютер, аксессуары, электронную почту, доступ к ресурсам.
- Выделите опытного наставника, чтобы рассказал:
- куда ходят обедать;
- как функционирует кофемашина или оргтехника;
- какова процедура прихода и ухода с работы;
- где брать канцтовары и т. д.
Важно, чтобы наставник был лояльным к компании, иначе во время перекура сообщит новичку: «Тут такое творится. Здесь не задержусь».
- Непосредственный руководитель или HR-менеджер дает следующую информацию:
- система мотивации;
- трудовой график;
- отпуск и оформление больничного листа;
- регламенты, инструкции;
- соблюдение правил дресс-кода;
- порядок заполнения документов, отчетности;
- «плюшки» и «наказания».
- Познакомьте с коллективом, для начала с теми, с кем часто придется контактировать.
- В первую неделю каждый день интересуйтесь, как он чувствует себя в новом коллективе, есть ли трудности. В конце недели проведите контрольную беседу. Если человек скажет, что нравится здесь работать, на второй неделе контролируйте через день.
Чек-лист по адаптации персонала
Подготовка к адаптации (пребординг):
- уведомить кандидата о дате первого рабочего дня;
- предупредить коллектив о выходе молодого работника;
- подготовить документы для ознакомления;
- подготовить телефонный список контактов;
- при наличии автомобиля выписать пропуск на парковку;
- выделить и проверить рабочее место;
- предоставить телефон, оргтехнику, компьютер с установленными программами, стандартный канцелярский набор;
- назначить наставника;
- подготовить должностные инструкции.
Первый день адаптации (онбординг):
- встретить новичка, сопроводить на рабочее место;
- дать вводный инструктаж;
- обсудить специфику стиля управления, традиции компании;
- познакомить новичка с куратором, коллегами;
- сформировать план действий на месяц, квартал, год;
- познакомить с организационной структурой компании;
- пояснить порядок выплаты заработной платы;
- информировать об отпускных периодах, больничных днях;
- ознакомить с порядком компенсационных доплат;
- пояснить принцип выплаты поощрений, применения взысканий.
Адаптация менеджеров по продажам
- Подробно расскажите о:
- продукте: какой хорошо продается, его преимущества;
- клиентах — крупных, ключевых и VIP. Покажите базу клиентов, CRM;
- бизнес-процессах, тонкостях работы с клиентами, поставщиками, партнерами.
- Вместе пробуйте позвонить покупателям, после дайте обратную связь.
- Берите на предстоящие переговоры в качестве помощника. Пусть посмотрит, как проводите переговоры, презентуете товар.
- Когда менеджер назначит первую встречу, съездите на переговоры вместе. Поддержите, но не берите инициативу. Пусть сам заключит контракт. После встречи с клиентом, независимо от исхода, дайте обратную связь.
Если новичок быстро влился в коллектив, чувствует себя комфортно и перестал упоминать бывшего работодателя, то можно говорить о том, что адаптация завершилась успешно.
Подготовка и адаптация новых сотрудников
Адаптация персонала требует особенного подхода. Эту деятельность необходимо осуществлять грамотно и аккуратно.
В таком случае руководству фирмы удастся не только сократить затраты времени, средств, сил для адаптации новичков или повышения квалификации персонала, но и увеличить полезность каждого рабочего места.
Подобный формат способствует поддержанию командного духа в компании. Плюс, в коллективе создаются подходящие условия для развития наставничества.
Правильная система адаптации обеспечивает обратную связь с новыми сотрудниками. Сегодня существует достаточное количество обучающих программ и используются различные методики. Тут необходимо учитывать следующие факторы:
- должность сотрудника;
- уровень профессионального мастерства;
- сферу деятельности компании.
5 эффективных методов адаптации персонала
Адаптация персонала – «Buddying»
Buddying (что в переводе с английского означает – «дружба, приятельство»).
В этой схеме используется помощь, поддержка, защита и своеобразное руководство одного работника другим. Это делается для достижения новым коллегой ощутимых успехов. На чём основан этот метод адаптации?
Суть метода – это честная и объективная обратная связь. Цели могут преследоваться как личного характера, так и корпоративные. И, чтобы в это время осваивались нужные навыки.
В основе методики лежит так называемая «помощь друга». Во время подобной адаптации отсутствует иерархичность, между сослуживцами существует двусторонняя дружеская связь. Инструмент полезен в первые пару недель работы. Рекомендуемый срок для полной адаптации − 1 год.
Адаптация персонала – «Secondment»
Secondment (чаще называют вторичным обучением).
Персонал прикомандировывается на некоторое время в другое структурное звено организации, чтобы попробовать приобрести нужные навыки. Эта технология не имеет отношения к традиционным стажировкам или служебным командировкам.
Обучающийся направляется в другой отдел этой же компании или в партнерскую фирму. Подобная «командировка» может занимать до ста часов рабочего времени. Еще бывают продолжительные «стажировки», которые длятся до года.
Адаптация персонала – «E-learning»
E-learning (означает дистанционное обучение) и blended learning (переводится как «смешанное обучение»).
Чтобы эффективно использовать такой подход, необходима жесткая дисциплина и самодисциплина. Программы в таком формате должны быть интерактивными и интересными. В настоящее время, это самый бюджетный вариант подготовки новичков.
Еще встречаются специальные программы образования персонала (например, wellcome- или induction тренинги).
То есть, новых сотрудников собирают вместе на два или три дня и проводят систематическое обучение, посвящая в тонкости работы. Им предоставляются сведения о компании, выпускаемой продукции, информация о клиентах и т.п.
В отечественных фирмах чаще применяются другие, практические способы адаптации персонала. Пример – кадровая школа.
Техника адаптации «Кадровая школа»
Данную технологию используют в том случае, когда требуется быстро обучить вновь прибывшего работника нужным знаниям, которые не преподают в учебных заведениях. Еще подобный формат пригодится, когда человек попадает в фирму из другой сферы деятельности.
Главная задача этого вида адаптации для людей с различными специализациями − внести ясность насчет специфики компании и технологий, которые здесь применяются.
В школе учат теоретическим знаниям, вдобавок работник получает необходимые профессиональные навыки, не имея которых, он не сможет работать в этой организации.
Как правило, подобное образование оторвано от практической деятельности. Новички приобретают достаточное количество знаний, но, к сожалению, они не всегда хорошо структурированы.
В результате человек после окончания учебы слабо представляет, в чём заключается его работа. И приходится в дальнейшем изучать специализацию с нуля опытным путем. В таком случае рекомендуется использовать наставничество.
Технология адаптации «Погружение»
Этот инструмент применяется для адаптации руководителей различного уровня. То есть, человек полностью «погружается» в профессию. Это происходит сразу же, с самого начала работы.
Задача − позволить нового сотрудника быстрее войти в должность. Этот вид адаптации поможет будущему управленцу быстро сформировать руководящие навыки. В дальнейшем это умение пригодится во время трудовой деятельности на новом месте.
Замечено, что многие обучающиеся имеют пробелы в образовании, редко кто знаком со всеми нюансами и методиками, используемыми в сегодня компаниях. Поэтому такой способ мгновенного вливания в трудовой процесс больше подходит для специалистов, которые уже имеют опыт управленческой деятельности.
Этим сотрудникам известно, на каких моментах нужно заострять внимание, у кого просить помощи, чтобы разобраться с конкретной проблемой.
Подобная методика адаптации часто используется для повышения квалификации руководителей. Таким образом, человек может продемонстрировать способность к принятию решений и доказать, что он соответствует тому уровню в профессии, который от него ждут.
Для молодых специалистов без опыта работы такой подход малоэффективен. Новичок только получит стресс, если никто не объяснит тонкости, не поставит определенную задачу, не будет контролировать работу. В итоге адаптация персонала пройдет неудачно.
