Делегирование полномочий в менеджменте
Как правильно делегировать полномочия сотрудникам?
Что такое полномочия? Полномочия прежде всего – это власть, то есть, вышестоящий руководитель часть своей власти передает своему сотруднику. Когда есть власть, сотрудник имеет право на принятие решения. Он сам может оперативно урегулировать все вопросы в рамках своей полномочий. Передача полномочий чаще практикуется в компаниях, где применяется демократичный стиль управления.
При постановке задач, руководитель не должен говорить, как выполнять ту или иную работу. Исполнитель самостоятельно должен принимать решения и выбрать «оптимальный маршрут» к цели. Руководитель может попросить написать план выполнения задачи, вместе обсудить план действий и скорректировать его. Но, не менять кардинально и не указывать что делать. Если человек начал работать над задачей, значит, он вникает глубже и возможно лучше вас понимает, как правильно поступить.
Запомните, чем более детально вы будете объяснять своим сотрудникам как правильно решить ту или иную задачу, тем чаще они будут обращаться к вам при малейших трудностях. То есть, они будут перекладывать «своих обезьян» на ваше плечо и скажут: «У меня не получается. Что мне делать?».
Суть делегирования полномочий заключается в том, чтобы у исполнителя была свобода в принятии оперативного решения. Дайте своим сотрудникам столько свободы, сколько это возможно. Свобода в действиях и в принятии решения – это важное условие для удержания звездных сотрудников.
Если руководитель не может делегировать полномочия своим подчиненным, у него возникнут проблемы в подборе кандидатов и удержания сильных сотрудников. А если руководитель считает своих сотрудников самыми важными активами своей компании, то необходимо делиться полномочиями, властью, ответственностью и прибылью. Тогда ваш бизнес намного быстрее будет развиваться!
Какие задачи необходимо делегировать
- Если работа рутинная и/или повторяющиеся, и при этом нужно оперативно принимать решения.
- Если работа не имеет прямого отношения к управленческим обязанностям.
- Если узкоспециализированная работа требует определенной квалификации и большого опыта.
- Если руководитель решил сконцентрироваться по важному направлению на работе и с этой целью решил сузить свои обязанности.
- Если работа регулярно требует много времени для аналитики, детального изучения, составления отчетности и т.д.
- Задача, для которой не требуется большая квалификация.
Делегирование полномочий в менеджменте означает, что выполнение определенных задач руководитель поручает своим сотрудникам, менеджерам или иным исполнителям. При этом, полномочия у исполнителей для принятия решений ограничены в пределах их области ответственности.
Как правильно делегировать полномочия?
1. Прежде всего определите цель и четко сформулируйте задачу. Если не знаете куда идете, трудно выбрать путь до конечного пункта. Здесь потребуются навыки тайм-менеджмента.
Цель – это конечный пункт назначения.
2. Выберите подходящего кандидата. Это может быть ваш сотрудник или внештатный исполнитель. При выборе кандидата важно учесть:
– квалификацию и опыт в этом направлении;
– способности для решения этой задачи;
– внутреннюю мотивацию сотрудника;
– возможности сотрудника (есть ли время и желание, дисциплинирован ли он и ответственен).
Не поручайте ничего подчиненным, которые сначала с энтузиазмом берутся за работу, а потом быстро «сдуваются» и охладевают. А это демотивирует не только исполнителя, но и других сотрудников.
3. Делегируя, обязательно нужно четко ставить бизнес-задачу сотруднику:
– обсудите все детали и удостоверьтесь, что исполнитель понял задачу также, как и вы;
– расскажите, какие ресурсы предоставляете для выполнения задачи;
– установите дедлайны и составьте график работы;
– обсудите мотивацию («кнут и пряник»);
– разработайте систему отчетности для контроля на каждом этапе работы.
4. Если исполнитель получает полномочия, значит он берет на себя ответственность за принятые решения и выполнение задачи. Здесь начинаются партнерские отношения между работодателем и сотрудником.
5. Определите, какие задачи вы сами будете выполнять и принимать решения, а какие задачи будете делегировать. При этом, вы не должны дублировать функции сотрудника. Например, ваш сотрудник выходит на заказчика, выявляет потребности и назначает деловую встречу. Ваша задача – встретиться с ЛПР потенциального заказчика.
6. Когда делегируете какие-то задачи своим сотрудникам, всегда говорите «мы», а не «вы». Такой подход поднимет их моральный и командный дух.
Барьеры при делегировании полномочий?
- Неумение четко ставить задачу сотрудникам.
- Руководитель считает, что сам может сделать работу лучше.
- Недоверие к навыкам своих сотрудников.
- Перегруженность сотрудников.
- Руководитель привык «работать», а не «управлять».
- Неумение контролировать выполнение поставленных задач.
- Недостаточные организаторские навыки.
- Нехватка управленческих навыков.
- Низкий авторитет руководителя.
Если задача не выполнена – это прежде всего вина руководителя (по крайней мере, на руководителе есть существенная доля вины). Значит, скорее всего, задача была делегирована не тому человеку, который не подходил и/или исполнителя неправильно ввели в курс дела, и он неправильно понял суть задачи. Одним словом, процесс делегирования полномочий в организации нарушен.
